Gouvernance Partagée Asynchrone

Comment un ERP (Enterprise Resource Planning) peut amener à un Réseau Ouvert Contributif (ROC)?

La pandémie pourrait constituer un tournant majeur dans l’histoire encore à construire des NWoW. Le télétravail s’est imposé à tous et, avec lui, de nombreux débats sur ses avantages et inconvénients présumés : une plus grande flexibilité et la promesse de gains de productivité pour les uns, un risque d’isolement des travailleurs et d’interpénétration néfaste des sphères privées et professionnelles pour les autres.

AlterEducS est par essence un projet décentralisé où la cohésion du modèle à l’échelle des écosystèmes qu’elle transforme a été designée sous la forme d’une plateforme. Celle-ci nécessite des outils adaptés pour qu’un pilotage au niveau gestion/admin opérationnalise d’une manière transversale et contributive.

Rôle du facilitateur de rupture dans les projets innovants

Force est de constater que face à l’urgence du confinement, de nombreuses entreprises n’ont pas eu le temps ou les ressources pour repenser leur culture et organisation du travail, au-delà de la dimension technique (les outils) du sujet. Le management asynchrone s’est imposé dans bon nombre de structures, mais en réalité les prémices de ce type d’organisation décentralisée étaient déjà bien présents dans un projet comme celui de l’AlterEducS.

Or, pour réussir ce grand défi transformationnel en cours, certaines organisations vont devoir reconsidérer en profondeur l’indispensable accompagnement au changement d’un tel projet, lequel est extrêmement impactant sur le plan humain et social. Il y aura donc lieu désormais d’intégrer également, dans ces projets, l’absolue nécessité de faire évoluer les modèles collaboratifs, mais aussi et surtout le leadership.

AlterEducs: projet disruptif

AlterEducs (AES) est un projet d’entrepreneuriat social à but non lucratif proposant un catalogue d’activités extrascolaires pour les écoles. Ils accueillent les enfants en dehors des heures de classe et pendant les vacances et leur proposent des activités répondant à leurs besoins. Pour atteindre cet objectif, ils mobilisent l’Alliance Éducative: l’écosystème qui tourne autour de l’apprentissage de l’enfant. Christian et Christophe, les deux fondateurs du projet, travaillent depuis 2018 à développer une méthodologie et des formations à destination des professionnels du domaine de l’éducation.

AlterEducS travaille pour atteindre l’objectif de construire un projet de rupture qui réformera le modèle éducatif en Belgique. Le modèle économique actuel d’AlterEducS repose sur les revenus générés par la recherche des parents en termes d’activités. Cette demande répond à l’offre déployée via le catalogue AlterEducS. Une recherche de revenus complémentaires est en cours pour financer les coûts structurels liés au développement du projet.

En savoir plus sur AlterEducS sur www.altereducs.org

Fracture numérique: faiblesse du secteur

En Belgique, le système éducatif est en retard sur le plan numérique principalement pour des raisons de sous-financement. L’éducation est gratuites mais les écoles sont limitées à ce qu’elles peuvent offrir comme encadrement à leurs élèves, ce qui rend la gestion des ateliers parascolaires difficile. Par conséquent, lorsque l’on discute de l’infrastructure numérique et du suivi des ateliers après 15h30, il est evident de voir que trop peu d’attention a été accordée à ce domaine.

AES voulait changer cela et a décidé de mettre en œuvre Odoo avec deux objectifs principaux:

• Digitalisation de l’offre (=catalogue parascolaire) AlterEducS via une boutique en ligne
• Translation numérique du triangle de suivi administratif et financier (école, parents et partenaires)

AlterEducS a progressé étape par étape dans son choix du prestataire pour l’implémentation de l’ERP Open Source Odoo. En effet, même si le code est libre, il n’était pas judicieux de faire l’économie d’un expert dans le design de base de données tel que Niboo pour configurer le progiciel belge. Le cœur de la solution Odoo implémentée pour AlterEducS est proche de la version standard.

C’est durant une formation de 3 jours l’été 2020 que le besoin a été identifié avec l’aide de Quentin VERBOOMEN co-fondateur de Niboo. 5 développements ont alors pu être identifiés et la solution actuelle voit en articuler 4. Reste un dernier développement à imaginer qui intégrerait un système de scanning opéré à ce jour par un module externe à la solution Odoo pour la partie extrascolaire.

La mise en œuvre a débuté par l’activation des applications suivantes: Ventes, Site Web, Inventaire et Comptabilité et implémenté des fonctionnalités personnalisées pour répondre aux besoins d’AlterEducS.

AlterEducS a clairement adhéré aux fonctionnalités Open Source d’Odoo tout en laissant de la place à la personnalisation au travers de l’expertise de Niboo.

Dans le module contact de l’application, un type de contact “enfant” a été ajouté avec un champ anniversaire pour calculer l’âge d’un enfant au fil du temps. Le formulaire du site Web a été modifié pour permettre aux parents de se connecter et d’inscrire leurs enfants. Un champ “enfant” et “anniversaire” apparaît sur le formulaire d’inscription et ces informations sont ensuite répertoriées dans le back-end. Il existe également la possibilité d’ajouter plusieurs enfants sur un même formulaire d’inscription via l’option «ajouter un enfant». Le fait d’avoir ces champs supplémentaires permet à AES de calculer l’âge d’un enfant et d’attribuer des cours et des activités adaptés à son âge. Un module écoles a également été ajouté afin de rechercher des liens entre un parent ou un enfant et une école particulière. Dans le module de vente, chaque devis et commande comprend une ligne avec l’enfant et les activités auxquelles ils sont liés. Les lignes de commande comprenant des informations sur les colonnes parent, enfant et date de naissance sont affichées en vue liste pour une lecture rapide. Via les lignes de commande, il est également possible pour AlterEducS d’envoyer un email aux parents pour les signaler un événement, une absence ou un retard.

L’ajout de la dimension de suivi gestion administrative et financière à l’offre éducative d’AlterEducS constitue l’Unique Selling Proposition (USP) qui caractérise la dimension disruptive du projet. Proposition de valeur innovante dans un secteur dans lequel les standards au niveau de la fracture numérique sont évidents. Odoo a apporté à AlterEducS une crédibilité et professionnalisme auprès de ses clients: (les directeurs d’école), de ses partenaires: (prestataires d’activités) et des bénéficiaires finaux, (les parents et leurs enfants).

La solution Odoo d’AlterEducS a été conçue pour déployer le service parascolaire/extrascolaire offert par les écoles qui ont déjà intégrés notre Réseau Ouvert Contributif (ROC). Toutes leurs parties prenantes ont accès à l’outil de gestion qui est perçu et designé comme une plateforme au service de la transition du secteur de l’accueil extrascolaire.

Compte de résultats et trésorerie: real time

Afin de boucler la boucle d’un nouveau type de circularité dans la gestion de projets émergents, nous devons préciser un point important au niveau de la gestion financière.

Au niveau opérationnel, il a été convenu qu’une mise à jour comptable serait effectuée une fois par mois afin d’aligner dans les tableaux de bord proposés par Odoo une situation du compte de résultat à jour qui correspondra grosso modo à la situation de trésorerie.

Un enjeu qui dans un projet comme celui d’AlterEducS est essentiel, en effet une grosse partie du flux de revenu est cadencée par les vagues d’activités. Il est donc essentiel de garder une vision claire de la trésorerie afin de pouvoir tout au long de l’année rémunérer les équipes et les prestataires.

En définitive, la mise en place d’un ERP performant et made in Belgium à permis à AlterEducS, de créer un avantage différentiel et une logique d’innovation de rupture dans un secteur assez la traîne sur le plan numérique. Mais au delà de ce constat ce sont les base d’une comptabilité contributive qui se dessinent et qui inscrit le projet de l’AlterEducS dans une dynamique pair à pair.